PRIVACYBELEID VAN DE DRENTSE HISTORISCHE VERENIGING
Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die de Drentse Historische Vereniging (hierna: DHV) verwerkt van haar leden, relaties of andere geïnteresseerden.
Indien u lid wordt van de DHV of om een andere reden persoonsgegevens aan de DHV verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met dit privacybeleid te verwerken. Wij adviseren u om het privacybeleid door te lezen en te bewaren voor uw eigen administratie.
N.B.
Leden: natuurlijke personen die zich aangemeld hebben bij de vereniging, jaarlijks de contributie voldoen en elk nummer van het Drents Historisch Tijdschrift Waardeel, De Nieuwe Drentse Volksalmanak en het Drents Genealogisch Jaarboek krijgen toegestuurd. Relaties: organisaties of personen die het Drents Historisch Tijdschrift Waardeel krijgen toegestuurd, maar geen lid zijn. Andere geïnteresseerden: deelnemers aan activiteiten van de DHV, mensen die vragen stellen aan de DHV, etc. Het contact gaat hierbij niet uit van de DHV, maar van de belangstellende.
1. Bereikbaarheid en verantwoordelijkheid
Het postadres van de DHV is Brink 4, 9401 HS Assen.
De vereniging is te bereikbaar via de website drentsehistorischevereniging.nl en via de mail
De bewaarde persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor de secretaris, de penningmeester en ledenadministrateur en de coördinator van activiteiten. Waar nodig geven zij inzage in deze gegevens aan de bestuursleden van de vereniging. Namen van deze functionarissen zijn te vinden op de website.
2. Gegevens
- 2.1 In het kader van lidmaatschap of relatie worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a) voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht;
b) adresgegevens;
c) mailadres; telefoonnummer facultatief;
d) bankrekeningnummer. - 2.2 De DHV verwerkt de onder 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a) versturen van het Drents Historisch Tijdschrift Waardeel, de Nieuwe Drentse Volksalmanak en het Drents Genealogisch Jaarboek;
b) versturen van een digitale nieuwsbrief of mededeling;
c) verwerken van aanmeldingen, wijzigingen, opzeggingen en andere zaken in de ledenadministratie;
d) de jaarlijkse betaling van de contributie en noodzakelijke correspondentie hierover in de vorm van de jaarlijkse factuur, wijzigingen, betalingsherinneringen, aanmaningen, het beantwoorden van vragen, etc.;
e) het beantwoorden en registreren van aanmeldingen voor activiteiten, symposia etc.;
f) het beantwoorden van vragen van leden en belangstellenden. - 2.3 De drukkers van het Drents Historisch Tijdschrift Waardeel, de Nieuwe Drentse Volksalmanak en het Drents Genealogisch Jaarboek ontvangen voor de verzending van elke uitgave een verzendlijst, waarin de namen en adressen van alle leden worden vermeld. De drukkers gebruiken deze lijst alleen voor het aanmaken van de adreslabels, zodat de uitgave kan worden verzonden. De drukker maakt geen ander gebruik van deze verzendlijst. De DHV verstrekt de onder 2.1 genoemde persoonsgegevens aan geen enkele andere partij.
3. Bewaartermijnen
De DHV verwerkt en bewaart de persoonsgegevens gedurende de duur van het lidmaatschap of de relatie. Aangezien in de praktijk is gebleken dat lidmaatschappen soms enige tijd na opzegging opnieuw worden geactiveerd, belangstellenden regelmatig nieuwe vragen stellen of een uitgave van de DHV willen aanschaffen – kortom, dat contact vaak wordt hernieuwd, worden de gegevens na opzegging, beantwoording van een vraag of iets dergelijks niet automatisch vernietigd tenzij de betrokken persoon nadrukkelijk daarom vraagt. Zie verder artikel 5.
4. Beveiligingsmaatregelen
Ter bescherming van de persoonsgegevens heeft de DHV passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. De gebruikte software voldoet aan alle eisen. De computers die in gebruik zijn ten behoeve van de DHV zijn dusdanig beveiligd dat de daarin opgeslagen persoonsgegevens alleen kunnen worden bekeken door de secretaris, de penningmeester, de ledenadministrateur, de coördinator van activiteiten en de ict-beheerder. Voor de boekhouding en de ledenadministratie wordt gebruik gemaakt van een professionele administratie. Dit pakket voldoet aan alle eisen.
5. Inzagerecht, verwijdering en vragen klachten
- 5.1 Via de ledenadministratie van de DHV kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te wijzigen en/of te verwijderen. De DHV reageert binnen een maand na ontvangst van uw verzoek.
- 5.2 Als u bezwaar wilt maken tegen de verwerking en het gebruik van uw persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 2, kunt u hierover contact opnemen met de ledenadministratie.
- 5.3 Als u een klacht heeft over de wijze waarop de DHV uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, kunt u hierover contact opnemen met de secretaris van de vereniging.
- 5.4 Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit privacybeleid kunnen worden gericht aan het bestuur via de secretaris.
Voor contactgegevens zie artikel 1.
6. Wijzigingen
Dit privacybeleid kan worden gewijzigd. Wijzigingen worden bekendgemaakt via de website en de nieuwsbrief.